K2 eller K3 – vilket regelverk passar ditt aktiebolag?

Två regelverk för samma uppgift

K2 och K3 är Bokföringsnämndens allmänna råd för hur en årsredovisning ska upprättas. K3 är huvudregelverket. K2 är ett förenklat alternativ som mindre företag får välja i stället.

Regelverket gäller hela årsredovisningen. Du kan inte ta de delar av K2 som passar och hämta resten från K3. I noten om redovisningsprinciper anges vilket regelverk som har använts, så att den som läser vet vilka regler siffrorna bygger på.

Vem som får välja

Ett mindre aktiebolag kan välja mellan K2 och K3. Ett större företag måste följa K3.

Om bolaget räknas som större avgörs av årsredovisningslagens gränsvärden för medelantal anställda, balansomslutning och nettoomsättning. Har bolaget överskridit mer än ett av dem under vart och ett av de två senaste räkenskapsåren är det ett större företag.

Det finns också ett undantag att känna till. Ett bolag som är moderföretag i en större koncern får inte använda K2, även om bolaget i sig är litet.

Gränsvärdena prövas år för år, så det är inte ett beslut du fattar en gång för alla. Vill du veta var ditt bolag står räcker det oftast att jämföra de tre värdena i de två senaste årsredovisningarna med gränserna. Ligger bolaget nära är det klokt att tänka på K3 i god tid, eftersom det blir ett krav när bolaget räknas som ett större företag.

K2: färdiga svar och försiktiga värden

K2 bygger på förenklingar och schabloner. Många frågor har redan ett givet svar, vilket gör bokslutet snabbare och mer förutsägbart. Regelverket är försiktigt och tar hellre upp en tillgång till ett lägre värde än ett högre.

De fasta reglerna gör också att årsredovisningar som följer K2 är lätta att jämföra med varandra. Baksidan är att bilden ibland blir mindre exakt, till exempel när en tillgång är värd betydligt mer än det belopp den tas upp till.

För ett konsultbolag, en hantverksfirma eller en handelsrörelse utan ovanliga tillgångar räcker K2 för det mesta gott. Det här är några av reglerna som skiljer K2 från K3:

• Utgifter för egenupparbetade immateriella tillgångar, som ett eget system eller en egen app, får inte tas upp som tillgång. De kostnadsförs direkt.
• Byggnader skrivs av utan krav på att delas upp i komponenter.
• Uppskjuten skatt redovisas inte.
• Kraven på noter är lägre.

K3: rättvisande bild och fler bedömningar

K3 är principbaserat. I stället för schabloner ska redovisningen spegla bolagets faktiska förhållanden. Det kräver fler bedömningar och mer dokumentation, men ger också större frihet.

Där K3 inte ger ett direkt svar ska bolaget självt välja en princip som ger en rättvisande bild och sedan tillämpa den konsekvent. Det ställer högre krav på den som gör bokslutet, både när det gäller kunskap och dokumentation.

Resultatet blir en årsredovisning som kan beskriva verksamheten mer precist, till priset av ett större bokslutsarbete. Några exempel på vad det innebär:

• Utgifter för egen utveckling får tas upp som tillgång om villkoren är uppfyllda. Ett motsvarande belopp förs då till en fond för utvecklingsutgifter i det bundna egna kapitalet.
• Byggnader och andra materiella anläggningstillgångar delas upp i betydande komponenter som skrivs av var för sig.
• Uppskjuten skatt ska redovisas.
• Upplysningarna i noterna är fler och mer detaljerade.

Ett exempel: bolaget som bygger en egen produkt

Tänk dig ett mindre IT-bolag som vid sidan av konsultuppdragen lägger mycket tid på att utveckla en egen app. Lönerna för utvecklingstiden är verkliga kostnader. Med K2 hamnar de i resultaträkningen samma år, och i balansräkningen syns ingen tillgång. Årets resultat blir lägre och det egna kapitalet mindre.

Med K3 kan bolaget, om villkoren är uppfyllda, i stället ta upp utgifterna som en immateriell tillgång och skriva av den under den tid appen väntas ge intäkter. Samtidigt förs ett lika stort belopp till fonden för utvecklingsutgifter, som inte får delas ut. Fonden minskas sedan i takt med att tillgången skrivs av.

Ingen av årsredovisningarna är fel. De beskriver samma verksamhet på olika sätt, och vilken som är mest användbar beror på vem som ska läsa den.

När valet gör skillnad

För många bolag blir siffrorna nästan desamma oavsett regelverk, och då brukar enkelheten i K2 väga tyngst. I vissa lägen är skillnaden däremot stor nog att räkna på:

• Bolaget utvecklar egen mjukvara eller en egen produkt och vill att det arbetet ska synas som en tillgång.
• Bolaget äger fastigheter, där komponentavskrivning ger en annan fördelning av avskrivningarna över tid.
• Bolaget ska låna pengar eller ta in kapital, och den som läser årsredovisningen vill se tillgångarnas värde mer fullständigt.
• Bolaget växer snabbt och närmar sig gränsvärdena, så att K3 snart blir ett krav ändå.
• Bolaget ingår i en koncern där andra bolag redan följer K3, och samma principer i alla bolag gör helheten lättare att följa.

Att byta regelverk

Ett mindre bolag kan byta från K2 till K3, och i vissa fall även åt andra hållet. Det är dock inget man gör för ett enskilt års skull. Ett byte innebär att redovisningsprinciperna ändras, att det nya regelverkets övergångsregler ska följas och att jämförelsetalen kan behöva räknas om.

Vid en övergång till K3 kan det till exempel betyda att byggnader ska delas upp i komponenter och att uppskjuten skatt ska räknas fram för första gången. Bytet ska också beskrivas i årsredovisningen.

Första året med ett nytt regelverk tar därför mer tid. Planera bytet inför ett nytt räkenskapsår och fatta beslutet innan bokslutsarbetet börjar, inte när deadline närmar sig.

Frågor som hjälper dig välja

Gå igenom frågorna nedan inför nästa bokslut. Blir svaret nej på de fyra första är K2 ofta det naturliga valet. Annars är det värt att räkna på båda alternativen.

Safe Accounting upprättar årsredovisningar enligt både K2 och K3. Vill du ha hjälp att väga dem mot varandra går vi gärna igenom ditt bolags siffror i ett första samtal, som inte kostar något.

• Har bolaget utgifter för egen utveckling som borde synas som en tillgång?
• Äger bolaget byggnader eller andra stora anläggningstillgångar?
• Ska bolaget låna eller ta in kapital, och vad vill långivare eller investerare se?
• Hur nära gränsvärdena för större företag ligger bolaget, och åt vilket håll går utvecklingen?
• Hur mycket tid och arbete är du beredd att lägga på bokslutet varje år?