Årsredovisning för aktiebolag – steg för steg

Vad årsredovisningen består av

Årsredovisningen är bolagets officiella sammanfattning av räkenskapsåret. När den har lämnats in till Bolagsverket blir den en offentlig handling som banker, leverantörer, kunder och kreditupplysningsföretag kan läsa.

Eftersom många läser den utan att känna bolaget spelar det roll att den är tydlig. En begriplig förvaltningsberättelse och siffror som stämmer gör att bilden av bolaget blir rätt, till exempel när en ny leverantör tar en kreditupplysning.

Större företag ska dessutom ha en kassaflödesanalys, och har bolaget revisor tillkommer revisionsberättelsen. För ett mindre aktiebolag består själva årsredovisningen av fyra delar:

• Förvaltningsberättelse, som beskriver verksamheten och viktiga händelser under året
• Resultaträkning, som visar intäkter, kostnader och årets resultat
• Balansräkning, som visar tillgångar, skulder och eget kapital på balansdagen
• Noter, som förklarar principerna och specificerar enskilda poster

Steg 1: Stäm av och stäng året

Inget bokslut blir bättre än den bokföring det bygger på. Alla verifikationer för året ska vara bokförda, och varje balanskonto ska gå att förklara med ett underlag.

Det här steget tar ofta längst tid, särskilt om avstämningarna inte har gjorts löpande under året. En differens som upptäcks i januari är lättare att reda ut än samma differens i maj, när underlagen är svårare att hitta.

Har bolaget lager ska det inventeras per balansdagen. Inventarier och andra anläggningstillgångar stäms av mot anläggningsregistret, och sådant som har sålts eller kasserats under året tas bort. Stäm sedan av de viktigaste kontona:

• Bankkonton mot kontoutdrag per balansdagen
• Skattekontot mot Skatteverkets uppgifter
• Kund- och leverantörsreskontra mot öppna fakturor
• Momskonton mot lämnade momsdeklarationer
• Lönekonton mot lönespecifikationer och arbetsgivardeklarationer

Steg 2: Bokför bokslutsposterna

Nu bokas det som hör till året men ännu inte har kommit med. Kostnader som avser nästa år förs över dit, och kostnader som tillhör året men ännu inte har fakturerats tas upp som upplupna. Detsamma gäller intäkter.

Avskrivningar beräknas enligt plan, lagret värderas och kundfordringar som troligen inte blir betalda skrivs ned. Därefter görs eventuella bokslutsdispositioner, som avsättning till periodiseringsfond eller överavskrivningar, och skatten på årets resultat räknas fram. När de här posterna är bokförda är resultat- och balansräkningen färdig.

Tänk också på händelser efter balansdagen. Har en stor kund gått i konkurs i januari kan fordringen behöva skrivas ned i bokslutet, eftersom det säger något om värdet redan vid årets slut.

Steg 3: Upprätta årsredovisningen

Bolaget följer antingen K2 eller K3, och valet styr hur poster värderas och vilka upplysningar som krävs. Förvaltningsberättelsen beskriver verksamheten, väsentliga händelser under året och hur det egna kapitalet har förändrats, och normalt ingår en flerårsöversikt. Där finns också styrelsens förslag till hur vinsten eller förlusten ska disponeras. I balansräkningen delas det egna kapitalet upp i bundet och fritt, vilket visar hur mycket som över huvud taget kan delas ut.

Noterna innehåller bland annat bolagets redovisningsprinciper och medelantalet anställda. Bokförings- och bokslutsprogrammen hjälper till med uppställningen, men bedömningarna i bokslutet måste fortfarande göras av någon som kan reglerna. Fundera också på vad förvaltningsberättelsen ska säga. Den ska ge läsaren en rättvisande bild av året, inte bara upprepa siffrorna.

Steg 4: Underskrifter och revision

Årsredovisningen skrivs under av samtliga styrelseledamöter och av vd, om bolaget har en. Den ska också dateras. Underskrifterna kan göras digitalt, vilket underlättar när styrelsen inte sitter på samma ort. Saknas en underskrift är årsredovisningen inte komplett, så kontrollera att alla har skrivit under innan den skickas vidare.

Har bolaget revisor ska årsredovisningen lämnas till revisorn senast sex veckor före årsstämman. Revisorn granskar räkenskaperna och styrelsens förvaltning och lämnar en revisionsberättelse senast tre veckor före stämman. Mindre bolag kan under vissa villkor välja bort revisor, och då faller det här steget bort.

Steg 5: Håll årsstämma

Årsstämman ska hållas inom sex månader efter räkenskapsårets slut. Stämman fastställer resultat- och balansräkningen, beslutar om vinsten ska delas ut eller föras vidare i ny räkning och tar ställning till ansvarsfrihet för styrelsen och vd.

Föreslår styrelsen utdelning måste beloppet rymmas inom det fria egna kapitalet, och utdelningen ska vara försvarlig med hänsyn till bolagets ekonomi i övrigt.

I ett bolag med en eller ett par ägare kan stämman vara kort, men den ska dokumenteras i ett protokoll. Protokollet skickas inte in tillsammans med årsredovisningen, men det ska sparas bland bolagets handlingar.

Steg 6: Skicka in till Bolagsverket

Efter stämman skriver en styrelseledamot eller vd under ett fastställelseintyg. Intyget bekräftar att resultat- och balansräkningen har fastställts och återger stämmans beslut om resultatet. Årsredovisningen, fastställelseintyget och i förekommande fall revisionsberättelsen skickas därefter till Bolagsverket.

Handlingarna ska skickas in inom en månad efter stämman och måste ha kommit in senast sju månader efter räkenskapsårets slut. Det går att lämna dem digitalt med e-legitimation, ofta direkt från bokslutsprogrammet. Kommer de in för sent tar Bolagsverket ut en förseningsavgift, och vid långa förseningar kan bolaget i värsta fall tvångslikvideras.

Kontrollera före inlämningen att fastställelseintyget stämmer med stämmans beslut, till exempel om utdelning. Skiljer sig uppgifterna åt kan Bolagsverket behöva återkomma med frågor.

Inkomstdeklarationen för bolaget lämnas separat till Skatteverket. Den har en egen deadline som beror på när räkenskapsåret slutar.

Planera baklänges från fristerna

För ett bolag med kalenderår som räkenskapsår betyder fristerna att årsstämman ska hållas senast den 30 juni och att årsredovisningen ska vara hos Bolagsverket senast den 31 juli. Har bolaget revisor behöver årsredovisningen vara klar sex veckor före stämman. Räkna baklänges därifrån och lägg in tid för frågor och kompletteringar.

Ett rimligt upplägg för ett sådant bolag är att stämma av och bokföra bokslutsposterna under årets första månader, ha årsredovisningen klar under våren och samla underskrifterna i god tid före stämman. Då finns det marginal om något behöver kompletteras.

Safe Accounting tar fram bokslut och årsredovisning enligt K2 och K3 och upprättar bolagets inkomstdeklaration. Underlagen skickar du digitalt, och samma kontaktperson följer arbetet från avstämning till färdig årsredovisning. Vill du lämna över årets bokslut, hör av dig på 08-122 020 72 eller info@safeaccounting.se. Du får svar inom ett dygn.