Vad kostar en redovisningsbyrå?

Priset följer arbetet, inte omsättningen

En redovisningsbyrå säljer tid och kunnande. Ju mer som ska bokföras, stämmas av och rapporteras, desto mer arbete ligger bakom fakturan. Två företag med samma omsättning kan därför få helt olika priser.

Ta ett konsultbolag med en stor kund och ett tiotal fakturor i månaden. Jämför det med en butik som har kortbetalningar varje dag, ett lager att värdera och tre anställda. Även om lika mycket pengar passerar kontot är arbetet i butiken betydligt större. Den som undrar vad en redovisningsbyrå kostar behöver alltså först titta på hur den egna verksamheten ser ut i vardagen.

Det här påverkar kostnaden mest

Några faktorer återkommer i nästan varje prisuppskattning. De flesta kan du bedöma själv innan du ber om en offert, och det gör samtalet med byrån mer konkret.

• Antal verifikationer. Varje kvitto, faktura och betalning ska bokföras och stämmas av. Volymen är oftast den enskilt största faktorn.
• Bolagsform. Ett aktiebolag ska ha årsredovisning, årsstämma och en egen inkomstdeklaration. En enskild firma har ett enklare bokslut som hänger ihop med ägarens privata deklaration.
• Anställda. Varje lönekörning betyder lönespecifikationer, arbetsgivardeklaration och ofta frågor om semester, sjukfrånvaro och förmåner.
• Fler konton och valutor. Flera bankkonton, företagskort och betalningar i utländsk valuta ger fler avstämningar.
• Branschens särdrag. Omvänd byggmoms, lagervärdering, projektredovisning eller många olika betallösningar i en e-handel ger mer att hålla ordning på.
• Underlagens skick. Kompletta digitala underlag går snabbt att hantera. En påse papperskvitton i slutet av kvartalet tar längre tid.
• Rådgivning. Budget, kassaflödesplanering och beslutsunderlag ligger utanför den löpande bokföringen och prissätts ofta för sig.

Det här brukar ingå i ett löpande uppdrag

Innan du jämför priser behöver du veta vad som ingår. Ett löpande uppdrag är mer än att föra in kvitton i ett program. En stor del av arbetet består av kontroller som du sällan ser, men som gör att siffrorna går att lita på när du ska fatta beslut eller deklarera.

Vad som ingår skiljer sig mellan byråer, och därför kan två offerter med samma månadsbelopp täcka helt olika saker. Ett vanligt löpande uppdrag omfattar ungefär det här:

• Bokföring av kund- och leverantörsfakturor, kvitton och bankhändelser
• Avstämning av bankkonton och skattekonto
• Momsdeklarationen, som tas fram ur den löpande bokföringen
• Uppföljning av öppna kund- och leverantörsposter
• Rapporter, till exempel resultat- och balansräkning per månad eller kvartal

Fast månadspris eller löpande räkning

De flesta byråer utgår från en av två modeller, ibland i kombination.

Med fast månadspris betalar du samma belopp varje månad för en överenskommen omfattning. Du kan budgetera och behöver inte fundera på om ett samtal till byrån syns på nästa faktura. Det som är viktigt att kontrollera är vad som ingår och vad som händer när företaget växer, till exempel om priset bygger på ett visst antal verifikationer.

Med löpande räkning betalar du för den tid som faktiskt läggs ner, oftast per timme. Det kan passa ett företag med låg eller ojämn aktivitet, eller ett avgränsat uppdrag som att reda upp en bokföring som har kommit efter. Nackdelen är att kostnaden blir svårare att förutse.

Det finns också byråer som tar betalt per verifikation eller per lönespecifikation. Bokslut och årsredovisning offereras ofta som en egen post, även när den löpande bokföringen har fast pris. Ingen modell är rätt i sig. Det viktiga är att du förstår hur din faktura räknas fram innan du skriver på.

Oavsett modell bör priset ses över när verksamheten förändras. Anställer du, startar en webbutik eller byter bokföringsprogram förändras arbetet, och avtalet behöver följa med. Fråga gärna redan från början hur och när byrån stämmer av omfattningen med dig.

Så jämför du offerter på samma villkor

En offert som ser billigare ut kan helt enkelt innehålla mindre. En byrå som är tydlig redan i offerten brukar också vara tydlig när fakturorna kommer, så låt inga oklarheter passera.

Lägg offerterna bredvid varandra och ställ samma frågor till alla:

• Vilka tjänster ingår: löpande bokföring med momsdeklaration, avstämningar, löner, bokslut, årsredovisning och inkomstdeklaration?
• Hur debiteras arbete utöver det avtalade, och får du veta det i förväg?
• Finns det gränser för volym, och vad händer om du passerar dem?
• Vem betalar licensen för bokföringsprogrammet?
• Tillkommer en kostnad för uppstart eller för att ta över bokföringen från en tidigare byrå?
• Hur lång är uppsägningstiden?
• Får du en fast kontaktperson, och hur snabbt kan du räkna med svar?
• Är priserna angivna med eller utan moms?

Det du själv kan påverka

En del av kostnaden avgörs i din egen vardag. Fotograferar du kvitton direkt, ber leverantörer mejla fakturor och kopplar banken till bokföringsprogrammet slipper byrån leta efter underlag. Det märks i priset, särskilt vid löpande räkning.

Det hjälper också att svara snabbt när byrån frågar om en enskild transaktion och att hålla isär privata utgifter och företagets. Samla gärna frågor och underlag till en fast tid i månaden, så blir det färre lösa trådar.

Vissa sköter sin egen fakturering i programmet och låter byrån ta hand om resten. Det är en rimlig uppdelning om du ändå är inne i systemet varje vecka. Bestäm bara gränsen tydligt, så att ingenting görs två gånger eller inte alls.

Lägsta pris är inte samma sak som lägsta kostnad

Byråns faktura är bara en del av vad redovisningen kostar. Förseningsavgifter, kostnadsränta på skattekontot, missade avdrag och timmar du själv lägger på att jaga papper räknas också. En byrå som bevakar fristerna och säger till i tid kan spara in mer än skillnaden mot ett billigare alternativ. Ett lågt fast pris som bygger på en liten volym kan dessutom bli dyrt om allt utöver avtalet debiteras per timme.

Lika viktigt är att du förstår dina egna siffror. Får du rapporter som ingen förklarar har du betalat för bokföring men inte för överblick. Fråga därför också hur byrån följer upp med dig under året.

Så sätter vi priset hos Safe Accounting

Hos oss börjar det med ett kostnadsfritt första samtal. Vi går igenom hur ditt företag ser ut, vilken volym det handlar om, om du har anställda, vilket program du använder och vad du vill ha hjälp med. Sedan får du en offert med ett tydligt pris och utan dolda kostnader.

Vi är auktoriserade redovisningskonsulter med över 15 års erfarenhet och arbetar i Fortnox, Visma, Bokio och Björn Lundén. Du får en fast kontaktperson och svar inom ett dygn. Vill du veta vad det skulle kosta för just ditt företag når du oss på 08-122 020 72 eller info@safeaccounting.se.