Byta redovisningsbyrå – så går det till

Vanliga skäl att byta

Det är sällan en enskild händelse som får någon att byta. Oftare är det ett mönster: mejl som blir liggande, en ny handläggare varje gång du ringer eller fakturor som är svåra att förstå.

Ibland är det företaget som har förändrats. Du har anställt, drivit verksamheten vidare i aktiebolag eller vill arbeta helt digitalt, och den nuvarande byrån passar inte längre. Kanske vill du också ha någon som går igenom siffrorna med dig, inte bara bokför dem. Det är skäl nog. Du behöver inte motivera bytet för någon, men det hjälper att själv veta vad du vill ha i stället, så att du kan fråga efter just det när du pratar med nya byråer.

Bestäm ett brytdatum

Det första beslutet är när ansvaret går över. Ett tydligt brytdatum gör att ingen period hamnar mellan stolarna och att ingenting bokförs två gånger.

Smidigast är ofta att byta vid räkenskapsårets början, när förra årets bokslut är klart. Då tar den nya byrån över från avstämda ingående balanser. Det går lika bra att byta mitt i året, helst vid ett månadsskifte eller när en momsperiod är avslutad.

Tänk också på lönerna. Byter du mitt i en löneperiod blir det lätt oklart vem som gör lönekörningen och arbetsgivardeklarationen för den månaden. Låt därför brytdatumet följa en hel löneperiod.

Undvik att byta mitt i ett pågående bokslut eller veckorna före en deadline. Har den gamla byrån redan börjat på bokslutet är det i regel enklast att låta den göra klart det och lämna över efteråt.

Säg upp avtalet skriftligt

Läs avtalet innan du hör av dig. Där står uppsägningstiden och ibland också vad byrån åtar sig att slutföra under den tiden. Saknas en tydlig uppsägningstid, fråga vad byrån utgår från och be om svaret skriftligt.

Säg upp skriftligt och be om en bekräftelse. Skriv samtidigt vilket brytdatum du tänkt dig och vilka uppgifter du vill att byrån gör klart, till exempel den sista momsdeklarationen och månadens löner. Ju tydligare du är redan här, desto mindre finns det att reda ut i efterhand.

Håll tonen saklig. Du kan behöva den gamla byråns hjälp med kompletteringar en tid framöver, och det går lättare när ingen känner sig överkörd.

Det här ska lämnas över

Bokföringen är ditt företags, inte byråns. Be om materialet i ett format som går att läsa in i ett annat program, så att ingenting behöver knappas in på nytt.

Tänk också på äldre år. Räkenskapsinformationen ska sparas till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Ta reda på var tidigare års underlag finns och i vilken form, så att de går att ta fram om Skatteverket frågar efter dem.

Gå igenom listan med den gamla byrån innan uppsägningstiden har löpt ut, eftersom det är lättare att få kompletteringar medan ni fortfarande har ett avtal. Det här bör ingå:

• En SIE-fil för hela räkenskapsåret, så att verifikationer och saldon kan läsas in direkt
• Huvudbok och verifikationslista
• Underlag som byrån förvarar åt dig, som kvitton och fakturor
• Senaste bokslut och årsredovisning med specifikationer till balanskontona
• Anläggningsregister med avskrivningsplaner
• Kund- och leverantörsreskontra med öppna poster
• Lönedata: anställningsuppgifter, semestersaldon, lönespecifikationer och lämnade arbetsgivardeklarationer
• Tidigare momsdeklarationer och inkomstdeklarationer
• Uppgifter om obeskattade reserver, till exempel periodiseringsfonder
• Avtal som påverkar bokföringen, till exempel lån och leasing

Program och behörigheter

Hur enkelt bytet blir beror mycket på vem som står på licensen till bokföringsprogrammet. Har ditt företag en egen licens i till exempel Fortnox eller Spiris, som tidigare hette Visma eEkonomi, bjuder du in den nya byrån som användare och tar bort den gamla. Allt finns kvar där det var.

Står licensen på den gamla byrån behöver uppgifterna exporteras och läsas in hos den nya. Det är där SIE-filen gör nytta.

Se också över vilka tjänster som är kopplade till programmet, till exempel banken, kortleverantören eller ett kvittoverktyg, och kontrollera att kopplingarna fungerar när användarna byts ut.

Glöm inte Skatteverket. Har den gamla byrån varit ombud för moms, arbetsgivardeklarationer eller inkomstdeklaration ska den behörigheten tas bort och den nya byrån läggas till. Det gör företagets företrädare i Skatteverkets e-tjänst Ombud och behörigheter.

Om bokföringen ligger efter

Ett vanligt skäl till bytet är att bokföringen har kommit efter. Då handlar de första veckorna om att komma ikapp, och ordningen bestäms av fristerna. Momsdeklarationer och arbetsgivardeklarationer som snart ska in kommer först, eftersom sena deklarationer kan ge förseningsavgifter.

Därefter tas äldre perioder i tur och ordning tills allt är avstämt. Ofta går det att dela upp arbetet, så att den nya byrån sköter det löpande från en viss månad medan äldre perioder arbetas ikapp parallellt.

Berätta hur det ser ut redan i första samtalet, även om det känns obekvämt. Då går det att lägga en realistisk plan, och det är ingenting en erfaren byrå inte har sett förut.

De första veckorna hos den nya byrån

En noggrann byrå börjar med att stämma av det den tar över. De ingående balanserna jämförs med förra bokslutet, skattekontot stäms av och öppna kund- och leverantörsfakturor gås igenom. Finns det periodiseringsfonder eller andra obeskattade reserver noteras de, så att ingen glöms bort när den ska återföras.

Ibland dyker det upp saker som behöver rättas, som en felbokförd momspost eller en avskrivning som saknas. Det är bättre att hitta dem nu än vid nästa bokslut. Passa också på att bestämma hur underlag ska skickas och hur ofta ni stämmer av. Den första månaden blir ofta lite mer intensiv med frågor, sedan sätter sig rutinen.

Funderar du på att byta till oss?

När du vill byta redovisningsbyrå till Safe Accounting börjar vi med ett samtal, utan kostnad, om var bokföringen står i dag och vad som behöver lämnas över. Därefter får du en offert med ett tydligt pris.

Vi arbetar i Fortnox, Spiris, Visma Administration, Bokio och Björn Lundén, så ofta kan du fortsätta i samma program som i dag. Från första dagen har du samma kontaktperson hos oss. Kontoret ligger på Hornsgatan på Södermalm i Stockholm, men eftersom underlag skickas digitalt och avstämningar sker per telefon eller video spelar det ingen roll var i landet ditt företag finns.