Vad AGI är
Arbetsgivardeklaration på individnivå innebär att arbetsgivaren varje månad lämnar uppgifter till Skatteverket om vad varje person har fått i lön och förmåner och hur mycket skatt som har dragits. Deklarationen består av två delar: en huvuduppgift för företaget som helhet och en individuppgift för varje mottagare.
Systemet infördes 2018 för större arbetsgivare och gäller sedan januari 2019 alla som betalar ut lön. Det ersatte de årliga kontrolluppgifterna för lön. Uppgifterna används även av andra myndigheter, bland annat Försäkringskassan.
För den anställda betyder det att inkomsterna syns månad för månad i Skatteverkets e-tjänster och att lönen finns förifylld i inkomstdeklarationen, förutsatt att arbetsgivaren har redovisat rätt under året.
Vad som ska redovisas
I huvuduppgiften summeras arbetsgivaravgifterna och den avdragna skatten för hela företaget. Avgifterna beräknas på ersättningen, och för vissa åldersgrupper gäller lägre avgifter. Använder du ett lönesystem räknas huvuduppgiften i regel fram automatiskt.
I individuppgiften redovisas det som rör en enskild mottagare. Det gäller även den som inte är anställd men får ersättning för arbete, till exempel styrelsearvode. Personnumret, eller samordningsnumret, måste vara rätt så att uppgifterna hamnar på rätt person. De vanligaste uppgifterna är de här.
- Kontant lön och andra ersättningar för arbete
- Skattepliktiga förmåner, till exempel bil, kost eller bostad
- Den preliminära skatt som har dragits av
- Ersättningar för arbete till personer som inte har F-skatt
- Uppgifter om frånvaro för vård av barn och föräldraledighet, som Försäkringskassan tar del av
Utbetalningsmånaden avgör
AGI lämnas för den månad då lönen betalades ut, inte den månad då arbetet utfördes. Timmar som arbetades i maj men betalades ut i juni hör alltså till juni, och detsamma gäller en bonus som avser hela förra året.
För de flesta små och medelstora företag ska deklarationen ha kommit in senast den 12:e i månaden efter utbetalningen. I januari och augusti är sista dagen i stället den 17:e. Lön som betalas ut i juni ska alltså deklareras senast den 12 juli, och lön som betalas ut i juli senast den 17 augusti. Infaller dagen på en lördag, söndag eller helgdag flyttas den till närmast följande vardag.
Arbetsgivaravgifter och avdragen skatt ska vara betalda till skattekontot samma dag. Större företag har andra datum, så kontrollera Skatteverkets kalender för ditt företag.
Så lämnas deklarationen
Innan den första lönen betalas ut ska företaget vara registrerat som arbetsgivare hos Skatteverket. Därefter lämnas deklarationen digitalt, antingen genom att lönesystemet skickar uppgifterna direkt eller genom att en fil laddas upp i Skatteverkets e-tjänst. Det går också att fylla i uppgifterna för hand, vilket kan fungera för den som har en eller två anställda.
Den som sköter lönerna åt dig, till exempel en redovisningsbyrå, kan få behörighet att lämna arbetsgivardeklarationen som ombud. Ansvaret för att uppgifterna stämmer ligger ändå kvar hos arbetsgivaren.
Inför varje lön behöver du också veta hur mycket skatt som ska dras för varje person. Uppgiften om skattetabell, eller om ett beslut om annan skattesats, får du från Skatteverket.
Förmåner kräver lite extra uppmärksamhet
En förmån är ersättning i annan form än pengar, och den är som huvudregel skattepliktig. Den ska då värderas och redovisas i individuppgiften, och arbetsgivaravgifter betalas på värdet precis som på lön.
Värderingen sker normalt till marknadsvärdet, men för vissa vanliga förmåner, som bil och kost, finns särskilda regler. Förmånsvärdet för en bil beror bland annat på nybilspriset och kan därför skilja mycket mellan två bilar. Det som är skattefritt, till exempel friskvårdsbidrag inom de gränser som gäller, redovisas normalt inte.
Håll en lista över vilka förmåner varje anställd har och när de började. Då faller ingenting bort när lönen körs, och det blir lätt att se vad som ska ändras när en förmån upphör.
Vanliga misstag och hur de rättas
De flesta fel uppstår i övergångar: en ny anställd, en förmån som börjar eller slutar, eller en lön som justeras i efterhand.
En individuppgift rättas genom att du lämnar en ny för samma person och period, med samma specifikationsnummer som den felaktiga. Den nya ersätter då den gamla, och rättelsen kan normalt göras i samma e-tjänst som deklarationen lämnades i. En sen deklaration kan leda till förseningsavgift, och skatt och avgifter som inte betalats i tid ger kostnadsränta på skattekontot.
Några fel som återkommer ofta är de här.
- Lönen redovisas på fel månad, ofta när utbetalningsdagen ligger nära ett månadsskifte
- En förmån, till exempel bilförmån eller fri kost, kommer inte med
- Fel personnummer, eller samma mottagare redovisad två gånger
- Frånvarouppgifterna glöms bort
Lönen och bokföringen ska gå jämnt ut
AGI är en del av lönearbetet, men den ska också stämma med bokföringen. Kontona för personalens skatt och arbetsgivaravgifter ska gå jämnt ut mot skattekontot varje månad. Gör de inte det har något redovisats eller betalats fel.
Skattekontot rymmer också moms och preliminärskatt, så ett saldo som inte stämmer kan ha flera förklaringar. Jämför därför summan av individuppgifterna med lönelistan innan deklarationen skickas, så är lönedelen kontrollerad.
En månatlig avstämning gör att felen upptäcks medan de fortfarande är lätta att rätta. Inför bokslutet har du dessutom ett säkert underlag när semesterlöneskulden ska beräknas.
Lönehantering hos Safe Accounting
Vi tar hand om löner, lönespecifikationer och arbetsgivardeklarationer varje månad. Du berättar vad som har ändrats sedan förra lönen, som frånvaro, övertid eller en ny förmån, och vi räknar, bokför och deklarerar. Lönerna bokförs i samma flöde som resten av företagets ekonomi.
Ska du betala ut lön för första gången går vi igenom vad som behöver vara klart innan dess. Din fasta kontaktperson bevakar sedan datumen och hör av sig i god tid om något behöver kompletteras.
Eftersom arbetet sköts digitalt spelar det ingen roll var i Sverige företaget finns. För dig i Stockholm finns vårt kontor på Södermalm.
Vanliga frågor
Måste jag lämna AGI för min egen lön i aktiebolaget?
Ja. Lön till ägaren i ett aktiebolag redovisas som all annan lön. I en enskild firma tar du däremot inte ut lön utan gör privata uttag, och de redovisas inte i någon arbetsgivardeklaration.
Ska ersättning till en konsult med F-skatt redovisas?
Normalt inte. Den som har F-skatt betalar sin skatt och sina avgifter själv. Betalar du för arbete till någon som saknar F-skatt ska du däremot i regel göra skatteavdrag och redovisa ersättningen i AGI.
Vad händer om jag missar sista dagen?
Skatteverket kan ta ut förseningsavgift, och om skatt och arbetsgivaravgifter inte heller har betalats i tid blir det kostnadsränta på skattekontot. Lägg in datumen i kalendern eller låt någon annan bevaka dem.
Kan mina anställda se vad jag har rapporterat?
Ja. Varje person kan logga in i Skatteverkets e-tjänster och se vad som har rapporterats om hen, månad för månad. Det gör att fel ofta upptäcks snabbt.