Checklista inför bokslutet

Börja innan året är slut

Den här checklistan inför bokslutet gör mest nytta om du tar fram den en månad eller två innan räkenskapsåret tar slut. Gå igenom bokföringen och leta efter luckor: kvitton som saknas, betalningar som inte är kopplade till någon faktura och privata köp som råkat hamna på företagets kort.

Ett enkelt sätt att börja är att ta fram en balansrapport och gå igenom den konto för konto. Vad består saldot av, och finns det ett underlag som visar att det stämmer? Konton som borde vara noll men inte är det pekar ofta rakt på något som behöver rättas.

Det är också rätt tillfälle att samla frågorna. Har du köpt en dyrare maskin, sagt upp en lokal, tecknat ett leasingavtal eller fått en kund som inte betalar? Allt sådant påverkar bokslutet och är enklare att hantera om det kommer fram tidigt än när tiden börjar bli knapp.

Pengarna: bank, kassa och skattekonto

Likvida medel är det enklaste att kontrollera, eftersom det finns ett facit. Saldot i bokföringen ska stämma exakt med verkligheten på bokslutsdagen.

Hittar du en differens, leta efter orsaken direkt. En liten skillnad på bankkontot beror ofta på en dubbelbokning eller en betalning som hamnat på fel datum, och sådant är lättare att reda ut medan du minns vad som hände.

• Ta fram kontoutdrag per bokslutsdagen för alla bankkonton, även spar- och valutakonton
• Räkna kontantkassan och anteckna beloppet, om företaget har en
• Stäm av skattekontot mot Skatteverkets utdrag
• Gå igenom företagskort och betallösningar som kortinlösen och Swish så att inga transaktioner fattas

Kundfordringar, skulder och lån

Gå igenom listan över obetalda kundfakturor. Varje faktura som ligger kvar ska verkligen vara obetald, och du behöver ta ställning till om pengarna går att få in. En fordran som sannolikt aldrig betalas ska inte stå kvar till fullt värde.

Gör samma sak med leverantörsskulderna. Fakturor som gäller det gamla året men kommer först efter bokslutsdagen ska ändå tas med som skuld, och leverantörsreskontran ska stämma med kontot i balansräkningen. Har företaget lån, be banken om ett saldobesked per bokslutsdagen och jämför med bokföringen.

Glöm inte mellanhavanden med ägaren. I ett aktiebolag är det extra viktigt att reda ut dem, eftersom aktiebolagslagen i de flesta fall förbjuder bolaget att låna ut pengar till sina ägare.

Lager och pågående arbeten

Har du varulager ska det inventeras så nära bokslutsdagen som möjligt. Räkna, skriv ner och spara inventeringslistan, eftersom den är en del av underlaget. Lagret värderas som huvudregel till det lägsta av anskaffningsvärdet och vad varorna kan säljas för, så skadade eller svårsålda varor kan behöva skrivas ned.

Arbetar du i projekt, som många byggföretag och konsulter gör, behöver även arbete som är utfört men ännu inte fakturerat hanteras i bokslutet. Gör en lista över pågående uppdrag, hur långt de har kommit, vad som redan är fakturerat och vad som återstår. Hur arbetena ska värderas beror bland annat på om uppdraget är på löpande räkning eller till fast pris, och på om företaget följer K2 eller K3.

Periodiseringar: rätt belopp på rätt år

Periodiseringarna är ofta det som skiljer en snabb bokföring från ett korrekt bokslut. Syftet är att varje kostnad och intäkt hamnar på det år den hör till, oavsett när fakturan kom eller pengarna gick. Gå igenom de återkommande kostnaderna och fråga dig vilken period var och en avser.

Har du en enskild firma med liten omsättning kan du ofta göra ett förenklat årsbokslut, och då blir flera av stegen enklare. Bank, skulder och fordringar ska ändå stämma.

Det här är de periodiseringar som oftast behövs.

• Förutbetalda kostnader, till exempel hyra eller försäkring som betalats i förskott för nästa år
• Upplupna kostnader, till exempel el eller telefoni för årets sista månad som faktureras först efteråt
• Upplupna intäkter, till exempel en tjänst som är levererad men faktureras först efter bokslutsdagen
• Förutbetalda intäkter, när en kund har betalat för något du levererar först nästa år

Inventarier, avskrivningar och löner

Jämför inventarieförteckningen med vad som faktiskt finns kvar. Sålda eller kasserade maskiner och datorer ska bort ur bokföringen, och nya inköp ska finnas med rätt anskaffningsdatum så att avskrivningarna blir rätt. Fundera också på om något har tappat mer i värde än planerat, till exempel utrustning som inte längre används.

Har företaget anställda behöver semesterlöneskulden räknas fram, liksom de arbetsgivaravgifter som hör till den. Kontrollera också att lönerna i bokföringen stämmer med det som har redovisats i arbetsgivardeklarationerna under året. Bonusar och andra ersättningar som är intjänade men inte utbetalda ska tas upp som skuld.

Momsen och datumen att hålla koll på

Stäm av momskontona mot de momsdeklarationer som har lämnats. Det som står kvar på bokslutsdagen ska motsvara moms som ännu inte har deklarerats eller betalats, inget annat.

För aktiebolag ska årsredovisningen fastställas på en årsstämma inom sex månader från räkenskapsårets slut. Den skickas sedan till Bolagsverket tillsammans med ett fastställelseintyg, och har den inte kommit in inom sju månader tas en förseningsavgift ut. När inkomstdeklarationen ska lämnas beror på vilket räkenskapsår bolaget har.

En enskild firma har kalenderår som räkenskapsår. Bokslutet ligger till grund för NE-bilagan, som lämnas tillsammans med ägarens inkomstdeklaration våren efter.

Underlagen vi brukar be om

När vi gör bokslut och årsredovisning åt våra kunder ber vi om ungefär samma saker varje år. Har du dem samlade sparar vi båda tid.

Allt går att fota eller mejla, och din fasta kontaktperson säger till om något fattas. Vi tar fram bokslutet, årsredovisningen enligt K2 eller K3 och inkomstdeklarationen, och går igenom resultatet med dig innan något skickas in.

• Kontoutdrag och lånebesked per bokslutsdagen
• Lista över obetalda kundfakturor och kända kreditförluster
• Inventeringslista och underlag för pågående arbeten
• Avtal, fakturor och kvitton för större inköp och försäljningar
• Information om händelser efter bokslutsdagen som påverkar bilden av året