Börja med ditt eget behov
Att välja redovisningsbyrå blir lättare när du vet vad du letar efter. Ska byrån bara göra bokslutet medan du sköter bokföringen? Vill du lämna över allt löpande, inklusive löner? Eller saknar du framför allt någon att diskutera budget och likviditet med?
Fundera också på hur mycket tid du själv vill lägga. Vissa vill skicka in underlagen och slippa tänka på resten, andra vill sköta det dagliga i programmet och ha någon som kontrollerar och gör bokslutet. Båda fungerar, men de kräver olika mycket av byrån och av dig.
Skriv gärna ner svaren innan du kontaktar några byråer. Då blir samtalen kortare, och offerterna går att jämföra eftersom de bygger på samma underlag.
Fråga om auktorisation och avtal
Vem som helst kan kalla sig redovisningskonsult, så fråga specifikt efter auktorisation. En auktoriserad redovisningskonsult har prövats på kunskap och erfarenhet och följer Reko, den standard som beskriver hur ett redovisningsuppdrag ska utföras och dokumenteras. Det ger dig ett förutsägbart arbetssätt och spår av vad som har gjorts.
Be om ett skriftligt uppdragsavtal som anger vad byrån gör, vad du själv ansvarar för och vad som gäller vid uppsägning. Fråga också om byrån har en ansvarsförsäkring och vad den täcker om ett misstag skulle kosta dig pengar.
Räkna med att byrån ber om legitimation och ställer frågor om din verksamhet. Redovisningsbyråer omfattas av penningtvättslagen, och en byrå som tar kundkännedom på allvar är ett gott tecken.
Byrån ska kunna ditt program
Använder du redan ett bokföringsprogram, fråga om byrån arbetar i det. Att byta system bara för att byrån föredrar ett annat kostar tid och kan rubba rutiner som fungerar. Har du inget program i dag kan byrån berätta vilket den rekommenderar och varför.
Vanliga program bland mindre företag är Fortnox, Spiris (Visma eEkonomi fram till namnbytet 2025), Visma Administration, Bokio och Björn Lundén. Fråga också vem som står som licensinnehavare. Det är en fördel om företaget självt äger tillgången till bokföringen, så att den följer med om du någon gång byter byrå.
Det är också värt att höra hur byrån använder programmets funktioner, till exempel bankkoppling, kvittoinläsning och e-fakturor. Ju mindre som behöver matas in för hand, desto mer tid finns det kvar till kontroll och frågor om din verksamhet.
En kontaktperson som känner företaget
Det är skillnad på att få ett svar och att få det från någon som vet hur ditt företag fungerar. Fråga om du får en fast kontaktperson eller om ärenden fördelas på den som råkar vara ledig.
Fråga också hur snabbt byrån brukar svara, hur du når dem och vem som tar över vid semester eller sjukdom. Hur kontakten fungerar redan i offertskedet säger ofta mycket om hur det blir sedan.
En fast kontaktperson betyder också att du slipper förklara samma sak flera gånger. Den som har följt bokföringen hela året ser direkt när något avviker och kan fråga innan det blir ett problem.
Vana av din bransch
Grunderna i bokföring är desamma för alla, men varje bransch har sina detaljer. I byggbranschen finns regler om omvänd betalningsskyldighet för moms och om personalliggare. En restaurang har kassaregister och dagskassor att stämma av. En e-handel får många små betalningar via olika betaltjänster som ska matchas mot ordrar och utbetalningar. Ett konsultbolag fakturerar ofta per timme och vill kunna följa lönsamheten i varje uppdrag.
Bolagsformen spelar också roll. En enskild firma och ett aktiebolag med anställda har olika krav på bokslut, deklaration och löner, och byrån bör kunna förklara vad som gäller för just din form.
Fråga om byrån har kunder i liknande verksamheter och be dem beskriva hur de hanterar dina återkommande moment. Ett konkret svar säger mer än en lång lista över branscher.
Förstå priset innan du jämför
Två offerter kan se olika ut men innehålla lika mycket, eller tvärtom. Ta reda på om priset är fast per månad eller räknas per timme, och vad som ingår: hur många verifikationer, hur många löner, hur mycket kontakt och om bokslut och årsredovisning ingår eller debiteras separat.
Fast pris gör kostnaden lätt att förutse, medan timdebitering kan passa när behovet varierar mycket över året. Fråga i båda fallen vad extra arbete kostar, till exempel om gammal bokföring behöver rättas eller om något ovanligt händer i bolaget.
Be om offerten skriftligt och fråga vad som händer när verksamheten växer. En tydlig byrå kan förklara hur priset förändras innan det sker, inte i efterhand på fakturan. Fråga också om priset ses över varje år och i så fall hur.
Varningssignaler
Ett enskilt tecken behöver inte betyda att något är fel, men flera tillsammans är skäl att tänka efter en gång till. Var särskilt uppmärksam på det här.
- Inget skriftligt avtal, eller en vag beskrivning av vad som ingår
- Priser som bara går att få muntligt
- Långsamma eller otydliga svar redan innan du blivit kund
- Ingen kan säga vem som faktiskt kommer att arbeta med din bokföring
- Krav på att du byter program utan en begriplig förklaring
- Inga frågor om ditt företag, dina mål eller hur du arbetar i dag
- Ingen fråga om legitimation eller om vem som äger företaget
- Löften om stora skattebesparingar innan byrån ens har sett din bokföring
Om du vill prata med oss
Safe Accounting är en redovisningsbyrå på Södermalm i Stockholm. Vi är auktoriserade redovisningskonsulter med över 15 års erfarenhet, och vi har 15 omdömen på Trustpilot, samtliga med fem stjärnor. Hos oss får du hjälp med löpande bokföring, bokslut och årsredovisning, lönehantering och ekonomisk rådgivning.
Det första samtalet kostar ingenting. Efter det får du en offert som visar vad som ingår, utan dolda kostnader. Du får en fast kontaktperson och svar inom ett dygn. Eftersom underlag och möten fungerar digitalt spelar det mindre roll var företaget finns, och har du nära till Hornsgatan är du välkommen att träffa oss på kontoret vardagar 08–17.
Vanliga frågor
Spelar det roll var redovisningsbyrån ligger?
Mindre än förr. Underlag, frågor och möten fungerar bra digitalt. Vill du ses på plats ibland kan det ändå vara värt att välja en byrå inom räckhåll. Vårt kontor ligger på Hornsgatan i Stockholm, och eftersom vi arbetar digitalt behöver du inte ha nära dit.
Hur jämför jag offerter från olika byråer?
Lägg dem bredvid varandra och kontrollera vad som ingår i varje: antal verifikationer, löner, bokslut, årsredovisning och hur mycket kontakt som ingår. Först då går priserna att jämföra.
Kan jag byta redovisningsbyrå om det inte fungerar?
Ja. Bokföringen tillhör företaget. Läs uppsägningsvillkoren i avtalet och se till att du har tillgång till programmet och arkivet. I vår guide om att byta redovisningsbyrå går vi igenom stegen.
Är en större byrå tryggare än en mindre?
Inte nödvändigtvis. Det viktiga är att någon med rätt kunskap känner ditt företag och har tid för det. Fråga hur många kunder din kontaktperson ansvarar för och hur ofta ni kommer att höras.