Bokslutet avslutar firmans år
För en enskild näringsidkare är räkenskapsåret alltid kalenderåret. Bokslutet görs per den 31 december och sammanfattar årets intäkter och kostnader och vad firman äger och är skyldig vid årets slut.
Eftersom du och firman är samma person juridiskt sett hamnar resultatet i din privata deklaration. Själva bokslutet skickas inte in någonstans, men det ska sparas tillsammans med övrig räkenskapsinformation och kunna visas upp om Skatteverket frågar efter det. Det är också ett bra tillfälle att se hur året faktiskt gick, innan siffrorna blir en rad i deklarationen. Bokslutet visar till exempel om du har tagit ut mer ur firman än den har tjänat, och det är bra att veta inför nästa år.
Förenklat årsbokslut
Om firmans nettoomsättning normalt uppgår till högst tre miljoner kronor får du göra ett förenklat årsbokslut. Det följer Bokföringsnämndens regler för förenklat årsbokslut, som ibland kallas K1.
Ett förenklat årsbokslut består av en resultaträkning och en balansräkning. Noter behövs inte. Reglerna innehåller flera lättnader, bland annat för periodisering av mindre belopp, och de är utformade så att en näringsidkare ska kunna göra bokslutet på egen hand.
Har du använt kontantmetoden under året, alltså bokfört fakturor först när de betalas, tar du upp obetalda kund- och leverantörsfakturor i bokslutet. Annars hamnar intäkter och kostnader på fel år.
Lägg märke till ordet normalt. Det är omsättningens vanliga nivå som räknas, så ett enstaka år över gränsen behöver inte avgöra. Ligger firman varaktigt över gränsen gäller i stället ett vanligt årsbokslut.
Årsbokslut enligt K2
Överstiger omsättningen normalt gränsen ska firman i stället upprätta ett årsbokslut. Det görs i regel enligt Bokföringsnämndens K2-regler för årsbokslut. Du får också välja ett årsbokslut frivilligt, även om omsättningen är lägre.
Ett årsbokslut består av resultaträkning, balansräkning och noter. Kraven på värdering, periodisering och specifikationer är högre, och arbetet tar mer tid. Samtidigt ger det en tydligare bild av verksamheten, vilket kan vara värdefullt om du ska låna pengar eller visa upp siffrorna för en större kund eller en hyresvärd.
En årsredovisning blir aktuell först om firman räknas som ett större företag enligt bokföringslagens gränsvärden. Det är ovanligt för en enskild firma.
Bokslutet steg för steg
Oavsett vilken sorts bokslut du gör ser arbetsgången ungefär likadan ut. Ordningen spelar roll: ett fel i bankavstämningen följer med i allt som kommer efter, så börja alltid där.
- Stäm av företagskontot mot bankens kontoutdrag per den 31 december.
- Bokför obetalda kund- och leverantörsfakturor om du har använt kontantmetoden.
- Räkna och värdera lagret om du har ett. Det tas normalt upp till det lägsta av vad varorna kostade och vad de är värda vid en försäljning.
- Gå igenom inventarierna och bokför årets avskrivningar.
- Kontrollera att egna uttag och egna insättningar är bokförda som just det, och inte som kostnader eller intäkter.
- Stäm av momsen mot lämnade momsdeklarationer och mot skattekontot.
- Periodisera större intäkter och kostnader som hör till ett annat år.
- Ta fram resultat- och balansräkning och kontrollera att årets ingående balans stämmer med förra årets utgående.
Inventarier och avskrivningar
Inventarier väcker ofta frågor i bokslutet. En dator, ett verktyg eller en maskin som ska användas i flera år dras normalt inte av på en gång, utan skrivs av över tiden.
Det finns två viktiga undantag. Inventarier av mindre värde, alltså sådana som kostar mindre än ett halvt prisbasbelopp, och inventarier med en ekonomisk livslängd på högst tre år får normalt dras av direkt. Är firman momsregistrerad räknas värdet utan moms. Saker som hör ihop, till exempel möblerna till ett nytt kontor, räknas i regel tillsammans.
Håll en enkel lista över inventarierna med inköpsdatum och belopp. Då blir avskrivningarna lätta att räkna fram varje år, och du ser direkt vad som har sålts eller kasserats.
Från bokslut till NE-bilaga
När bokslutet är klart förs siffrorna över till NE-bilagan, som lämnas tillsammans med din inkomstdeklaration. I NE-bilagan görs också skattemässiga justeringar, till exempel för kostnader som inte är avdragsgilla.
Där finns även val som påverkar hur överskottet beskattas, som avsättning till periodiseringsfond eller expansionsfond och räntefördelning. Fonderna skjuter upp skatten, men de återförs till beskattning längre fram. Det slutliga resultatet ligger till grund för både inkomstskatt och egenavgifter.
Egenavgifterna för året är inte kända när du deklarerar. Därför görs ett schablonavdrag i NE-bilagan, som året därpå ersätts med de avgifter som faktiskt har debiterats.
Deklarationen lämnas i början av maj, samtidigt som andra privatpersoner deklarerar. Om en redovisningsbyrå är ditt ombud kan det finnas möjlighet till anstånd. Räkna ändå med att bokslutet behöver vara klart i god tid före dess.
Misstag som är lätta att undvika
De flesta fel i en enskild firmas bokslut går att förebygga med enkla vanor under året, som ett separat bankkonto för firman och kvitton som fotograferas samma dag som köpet görs. Det här är de vanligaste:
- Privata utgifter blandas med firmans. Det gör avstämningen svår och kan leda till avdrag som inte håller.
- Obetalda fakturor vid årsskiftet glöms bort, så att intäkter eller kostnader hamnar på fel år.
- Lagret räknas aldrig, utan uppskattas i efterhand.
- Kvitton saknas för inköp som har dragits av.
- Uttag bokförs som lön. I en enskild firma kan du inte betala lön till dig själv, och dina uttag är inte en avdragsgill kostnad.
Göra själv eller ta hjälp
Många med enskild firma sköter bokföringen själva under året och lämnar över bokslutet. Andra vill slippa allt som har med siffror att göra. Båda upplägg fungerar, och det går att börja med det ena och ändra sig senare. Det viktiga är att det är tydligt vem som gör vad, särskilt kring årsskiftet.
Sköter du bokföringen själv kan det ändå vara värt att låta någon gå igenom bokslutet innan deklarationen lämnas. Ett fel i NE-bilagan är enklare att undvika än att rätta i efterhand.
Hos Safe Accounting gör vi bokslut och inkomstdeklaration för enskilda firmor och kan även sköta den löpande bokföringen under året. Kvitton och fakturor skickar du digitalt, till exempel som foton, och frågor tar vi per telefon, mejl eller video. Du har en fast kontaktperson, och vi arbetar bland annat i Fortnox, Spiris, Bokio och Björn Lundén. Det första samtalet är kostnadsfritt. Ring 08-122 020 72 eller mejla info@safeaccounting.se så hittar vi en tid.
Vanliga frågor
Ska en enskild firma skicka in bokslutet till Bolagsverket?
Nej. Bokslutet sparas i firman, och siffrorna lämnas till Skatteverket genom NE-bilagan i din inkomstdeklaration.
Vad gäller om omsättningen ett år går över tre miljoner kronor?
Lagen utgår från vad omsättningen normalt uppgår till, så en enstaka avvikelse behöver inte betyda att du måste byta. Ligger firman stadigt över gränsen ska du i stället upprätta ett årsbokslut.
När måste bokslutet vara klart?
I praktiken innan du lämnar deklarationen i början av maj, eftersom NE-bilagan bygger på bokslutet. Börja gärna direkt efter årsskiftet, när kontoutdrag och fakturor fortfarande är lätta att få fram.
Kan jag göra ett förenklat årsbokslut själv?
Ja, många gör det, särskilt med ett bokföringsprogram som har stöd för bokslut. Det som oftast ställer till det är lagret, inventarierna och fakturorna kring årsskiftet.