Digital bokföring och kvitton – regler och tips

Från skokartong till flöde

Med digital bokföring kommer underlagen in digitalt och kopplas direkt till rätt verifikation. Kvittot fotas i en app, leverantörsfakturan vidarebefordras från mejlen och banktransaktionerna läses in automatiskt. Det som tidigare var en hög papper blir en lista att beta av.

Vinsten är inte bara mindre papper. När underlag och bokföring finns på samma ställe är det lätt att hitta tillbaka till ett köp, och den som hjälper dig med ekonomin kan arbeta i samma material utan att något skickas fram och tillbaka med post.

Digital bokföring betyder ändå inte att allt sköter sig självt. Programmen föreslår konton och matchar betalningar, men någon behöver kontrollera att förslagen stämmer och att varje transaktion har ett riktigt underlag.

Får du slänga papperskvittot?

Ja, i de flesta fall. Sedan den 1 juli 2024 får räkenskapsinformation som du har fått på papper förstöras när den har förts över till digital form. Tidigare behövde pappret sparas i flera år även om det var inskannat.

Villkoret är att den digitala kopian visar allt som stod på originalet och går att läsa under hela arkiveringstiden. Ett suddigt foto där beloppet inte syns uppfyller inte kravet, så titta på bilden innan pappret åker i papperskorgen. Spara gärna originalet ändå om du kan behöva det som garantibevis.

Det som redan kommer digitalt, som en pdf-faktura eller ett kvitto på mejlen, sparar du förstås digitalt från början. Där finns inget papper att ta ställning till.

Det här ska framgå av underlaget

Enligt bokföringslagen ska en verifikation innehålla vissa grunduppgifter, oavsett om den är på papper eller digital. Kraven gäller både kvitton och fakturor. Vill du dra av momsen behöver underlaget dessutom visa momsbeloppet och uppgifter om säljaren.

Ett kontoutdrag eller en kortnotis räcker inte som verifikation för ett köp, eftersom det bara visar att pengar har dragits, inte vad som köptes. Grunduppgifterna är de här.

• När affärshändelsen inträffade
• När verifikationen sammanställdes
• Ett verifikationsnummer eller annat sätt att identifiera den
• Belopp och vad affärshändelsen avser
• Vem som är motpart

Så fotar du kvitton som håller

De flesta problem med digitala kvitton uppstår i ögonblicket då bilden tas, eller när kvittot aldrig kommer in alls.

Köper du digitala tjänster, som programvara eller annonser, finns fakturan ofta bara på ditt konto hos leverantören. Ladda ner den som pdf och lägg in den i bokföringen, så att den finns kvar även om du säger upp tjänsten.

För papperskvitton räcker några enkla vanor.

• Fota direkt när du får kvittot, eftersom kvitton på termopapper bleknar snabbt
• Få med hela kvittot, från rubrik till summa, på en plan och ljus yta
• Dela upp långa kvitton i flera bilder hellre än att beloppen blir oläsliga
• Skriv vad köpet gällde om det inte framgår, och anteckna syfte och deltagare vid representation
• Håll privata köp utanför från början så att de inte hamnar i företagets bokföring

Fakturor som kommer via mejl

En faktura som kommer som pdf i mejlen är räkenskapsinformation i digital form. Spara filen digitalt och koppla den till bokföringen. Att skriva ut den och radera mejlet ger ett sämre arkiv, inte ett bättre.

Många bokföringsprogram har en egen inkorg dit du kan vidarebefordra fakturor direkt. Ännu smidigare är e-fakturor, som läses in i systemet med alla uppgifter på plats, så att ingen behöver tolka en bild eller skriva av ett belopp. Säljer du till offentlig sektor är e-faktura dessutom i regel ett krav.

Bestäm gärna en enda adress dit leverantörerna ska skicka sina fakturor. Då hamnar de inte i olika inkorgar, och ingen faktura blir liggande obetald för att den har fastnat hos fel person.

Arkivering och ordning i systemet

Räkenskapsinformation ska sparas i sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Under hela den tiden ska den gå att läsa och ta fram, även om du byter bokföringsprogram eller säger upp ett abonnemang. Det gäller också bilder du har fotat i en app som du senare slutar använda.

Bokföringslagen kräver också en systemdokumentation och en behandlingshistorik, alltså en beskrivning av hur bokföringen är organiserad och spår av vad som har gjorts i den. Molnbaserade program sköter mycket av detta, men det är ditt ansvar att materialet går att exportera om du lämnar tjänsten.

Ett enkelt test är att då och då leta fram ett gammalt underlag, till exempel ett kvitto från förra året. Går det snabbt att hitta fungerar arkivet.

En rutin som håller hela året

Den digitala bokföringen fungerar bäst när den sköts regelbundet. Välj en fast dag i veckan då du går igenom nya kvitton och fakturor och kontrollerar att varje banktransaktion har ett underlag. Det tar en kort stund när det görs ofta och blir ett tungt jobb när det har legat orört ett kvartal.

Bokföringen har också tidsgränser. Kontanta in- och utbetalningar ska enligt bokföringslagen bokföras senast påföljande arbetsdag, och övriga affärshändelser så snart det kan ske. Hur länge det i praktiken får dröja preciseras i Bokföringsnämndens allmänna råd. Har du kontanthantering behöver den alltså skötas tätare än resten.

Stäm också av bankkontot mot bokföringen i slutet av varje månad. Då upptäcker du saknade kvitton medan du fortfarande minns vad köpen gällde.

Så tar vi emot dina underlag

Hos oss skickar du allt digitalt. Ett foto av kvittot eller en vidarebefordrad faktura räcker. Vi arbetar i Fortnox, Bokio och Björn Lundén liksom i Visma Administration och Spiris, programmet som hette Visma eEkonomi före namnbytet 2025, så du kan i regel fortsätta med det du redan har.

Din fasta kontaktperson ser till att underlagen bokförs löpande och frågar direkt om en bild är oläslig eller ett kvitto saknas. Frågor tar vi per telefon eller video, och den som föredrar ett möte på plats är välkommen till kontoret på Södermalm.

Använder du inget bokföringsprogram i dag tar vi upp det när vi hörs första gången, så att flödet passar hur du arbetar.